Cyflwyniad
Ein diffiniad o gŵyn yw ‘datganiad o anfodlonrwydd mewn perthynas â Tai Pawb, aelod o’i staff neu’r ymddiriedolwyr, sy’n gofyn am ymateb gan Tai Pawb.’
Bydd cofnodi cwynion am y gwasanaeth a ddarperir gan Tai Pawb yn ein galluogi i fonitro a gwerthuso boddhad cwsmeriaid, yn ogystal ag unrhyw gamau unioni a gymerir yn dilyn cwyn. Bydd Tai Pawb yn trin pob mynegiant o anfodlonrwydd fel cwynion.
Ein nod yw delio ag unrhyw gŵyn gyda chydymdeimlad, yn deg ac yn gyflym, gan ystyried cyfle cyfartal yn unol â’n polisïau.
Hygyrchedd
Byddwn yn gwneud addasiadau rhesymol i sicrhau bod ein proses gwyno yn hygyrch i bawb. Gall hyn gynnwys darparu gwybodaeth mewn fformatau amgen, cyfieithu, neu gymorth i helpu rhywun i wneud cwyn.
Beth rydyn ni’n ei ddisgwyl gennych chi
Credwn fod gan bob achwynydd hawl i gael ei glywed, ei ddeall a’i barchu. Mae gan staff ac ymddiriedolwyr Tai Pawb yr un hawl. Rydyn ni’n disgwyl i bob achwynydd fod yn gwrtais ac yn foneddigaidd. Ni fyddwn yn derbyn ymddygiad ymosodol, difrïol nac afresymol.
Ni fyddwn yn derbyn galwadau afresymol na chwynion parhaus na blinderus. Pan fydd ymddygiad yn afresymol, mae’n bosibl y byddwn yn cyfyngu ar gyswllt yn unol â’n polisïau.
?
Datrys Cwynion yn Anffurfiol
Os ydych chi’n cysylltu â ni am y tro cyntaf, dylech roi cyfle i ni ymateb. Byddwn yn ceisio cywiro gwall neu ddelio â’ch pryder cyn gynted â phosibl a rhoi gwybod i chi am y camau rydyn ni wedi’u cymryd. Os nad ydych chi’n fodlon ar ein hymateb, gallwch wneud eich cwyn drwy ddefnyddio’r weithdrefn rydyn ni’n ei disgrifio isod. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gyflym, dim ond drwy siarad â’r person perthnasol yn Tai Pawb, heb orfod defnyddio gweithdrefn ffurfiol.
Os oes gennych chi gŵyn nad ydym wedi gallu ei datrys yn anffurfiol, dylech roi gwybod am y gŵyn yn y camau canlynol:
Cam A
Os ydych chi’n anfodlon ar ein hymateb anffurfiol i’ch cwyn, dylech gyflwyno eich cwyn yn ysgrifenedig (gyda’ch manylion cyswllt dewisol) i Brif Swyddog Gweithredol Tai Pawb, gan gynnwys crynodeb a nodi pa agweddau ar yr ymateb anffurfiol a/neu’r canlyniad rydych chi’n anfodlon yn eu cylch.
Os yw eich cwyn yn ymwneud â Phrif Swyddog Gweithredol Tai Pawb, dylech gysylltu â Chadeirydd yr Ymddiriedolwyr.
Byddem yn disgwyl i chi ddechrau Cam A o fewn deg diwrnod gwaith ar ôl cael ymateb anffurfiol i’ch cwyn, gan ei bod er budd pawb i ddatrys cwyn cyn gynted â phosibl. Ar ôl i ni gael y gŵyn ysgrifenedig, bydd adolygiad ar wahân o’ch cwyn yn cael ei gynnal, gan y Prif Weithredwr neu berson a benodir ganddynt, yn dibynnu ar natur y gŵyn (gallai hynny fod yn Rheolwr, yn Bennaeth Gwasanaeth, yn Gadeirydd neu’n Ymddiriedolwr arall. Mewn rhai amgylchiadau, gall fod yn rhywun sy’n annibynnol ar Tai Pawb).
Bydd y person sy’n ymchwilio i’ch cwyn yn cydnabod eich cwyn o fewn 5 diwrnod gwaith, a bydd yn gosod amserlen resymol ar gyfer ystyried y gŵyn ac ymateb i chi gyda’i gasgliadau. Yn y rhan fwyaf o achosion, ein nod yw darparu ymateb llawn o fewn mis.
Bydd ein hymateb yn cynnwys crynodeb o’r gŵyn, ein canfyddiadau, ein penderfyniad, ac unrhyw gamau y byddwn yn eu cymryd.
Cam B
Os ydych chi’n dal yn anfodlon ar ganlyniad unrhyw un o’r uchod, gallwch atgyfeirio eich cwyn at y Comisiwn Elusennau, os ydych chi’n credu bod risg o niwed difrifol i’r elusen neu’r bobl y cafodd ei sefydlu i’w helpu.
Dyma enghreifftiau o faterion difrifol:
- Tai Pawb ddim yn dilyn y gyfraith
- Niwed difrifol i’r bobl y mae Tai Pawb yn eu helpu
- Person neu fudiad sy’n cael budd preifat amhriodol, neu sy’n camddefnyddio arian neu adnoddau Tai Pawb
- Gweithgarwch troseddol, anghyfreithlon neu derfysgol
- Tai Pawb yn colli symiau sylweddol o arian
- Tai Pawb yn colli asedau sylweddol (tir neu adeiladau)
Gallwch fynegi pryder i’r comisiwn elusennau drwy ddefnyddio’r ddolen ganlynol:
https://forms.charitycommission.gov.uk/raising-concerns/
Nid yw’r Comisiwn Elusennau fel arfer yn ymchwilio i gwynion unigol oni bai fod pryder difrifol am elusen.
Os yw eich cwyn yn golygu eich bod chi’n credu bod trosedd wedi’i chyflawni, dylech gysylltu â’r awdurdodau perthnasol.
Cyfrinachedd a diogelu data
Byddwn yn delio â chwynion yn sensitif ac yn unol â deddfwriaeth diogelu data. Dim ond pan fydd angen ymchwilio i’r gŵyn ac ymateb iddi y bydd gwybodaeth yn cael ei rhannu.
Monitro a dysgu
Byddwn yn cofnodi cwynion ffurfiol ac yn eu hadolygu o bryd i’w gilydd i nodi themâu a gwella ein gwasanaethau. Lle bo hynny’n briodol, bydd yr hyn a ddysgwyd yn cael ei rannu ag uwch reolwyr ac ymddiriedolwyr.
?
Gellir cyflwyno crynodeb o gwynion a’r hyn a ddysgwyd i Fwrdd yr Ymddiriedolwyr o bryd i’w gilydd.
Ein hymrwymiad i chi
Ym mhob achos, bydd staff ac ymddiriedolwyr Tai Pawb yn sicrhau yr ymdrinnir â chwynion mewn ffordd ddiduedd, agored a theg.
Byddwn yn cymryd eich pryderon a’ch cwynion o ddifrif a, lle rydyn ni wedi gwneud camgymeriadau, byddwn yn ceisio dysgu oddi wrthynt.
Beth sydd heb ei gynnwys yn y polisi hwn
Nid yw’r polisi hwn yn ymdrin â’r canlynol:
- Cwynion gan staff – ymdrinnir â’r rhain drwy drefn gwyno fewnol
- Ceisiadau am wybodaeth
- Materion sy’n ymwneud â mudiadau neu wasanaethau nad ydynt yn cael eu darparu gan
Tai Pawb