Pwy sy’n casglu’r wybodaeth
Mae Tai Pawb yn ‘rheolwr data’ ac mae’n casglu ac yn defnyddio gwybodaeth benodol amdanoch chi, felly yn yr hysbysiad hwn mae cyfeiriadau atom ‘ni’ yn golygu’r Cwmni.
Egwyddorion diogelu data
We will comply with the data protection principles when gathering and using personal information, as set out in our Data Protection Policy.
Am yr wybodaeth rydym yn ei chasglu a’i chadw
Mae’r tabl a nodir yn Rhan A o’r Atodlen isod yn crynhoi’r wybodaeth rydym yn ei chasglu a’i chadw hyd at a chan gynnwys cam llunio rhestr fer y broses recriwtio, sut a pham rydym yn gwneud hynny, sut rydym yn ei defnyddio a gyda phwy y gallem ei rhannu.
Mae’r tabl yn Rhan B o’r Atodlen isod yn crynhoi’r wybodaeth ychwanegol rydym yn ei chasglu cyn gwneud penderfyniad terfynol i recriwtio, h.y. cyn cynnig swydd yn ddiamod, sut a pham rydym yn gwneud hynny, sut rydym yn ei defnyddio a gyda phwy y gallem ei rhannu.
Rydym yn ceisio sicrhau bod ein dull o gasglu a phrosesu gwybodaeth yn gymesur bob amser. Byddwn yn eich hysbysu am unrhyw newidiadau i wybodaeth rydym yn ei chasglu neu i ddibenion casglu a phrosesu’r wybodaeth.
Ble gallai gwybodaeth gael ei chadw
Gallai gwybodaeth gael ei chadw yn ein swyddfeydd ac yn swyddfeydd ein hymgynghorydd adnoddau dynol (os oes angen i ni ofyn am gyngor). Caiff eich manylion personol (Adran 1) eu cadw ar wahân i’ch cais (Adran 2) a’r ffurflen monitro cydraddoldeb. Dim ond Adran 2 fydd ar gael i’r panel llunio rhestr fer. Caiff Adran 1 ei defnyddio gan ein Swyddog Cyllid a Gweinyddu i gysylltu â chi os cewch eich gwahodd i gyfweliad, ac os byddwch yn llwyddiannus byddwn yn cynnig swydd i chi yn amodol ar eirdaon gan y canolwyr yn Adran 1. Yn y cam hwn efallai hefyd y byddwn yn gofyn i chi roi gwybod i ni am unrhyw euogfarnau – pan fyddwn yn gofyn i chi am yr wybodaeth hon byddwn yn darparu hysbysiad preifatrwydd yn nodi sut y byddem yn defnyddio’r wybodaeth.
Am faint fyddwn ni’n cadw eich gwybodaeth
Ni fyddwn yn cadw’r wybodaeth bersonol y byddwn yn ei chael amdanoch yn ystod y broses recriwtio am fwy o amser nag sy’n angenrheidiol ar gyfer y dibenion prosesu. Bydd hyd y cyfnod y byddwn yn cadw’r wybodaeth yn amrywio gan ddibynnu a yw eich cais yn llwyddiannus a’ch bod yn cael eich cyflogi gennym, natur yr wybodaeth dan sylw a dibenion prosesu’r wybodaeth.
Ni fyddwn yn cadw gwybodaeth recriwtio (gan gynnwys nodiadau cyfweliad) am fwy o amser nag sy’n rhesymol, gan ystyried y cyfnodau cyfyngiad ar gyfer hawliadau posibl megis gwahaniaethu ar sail hil neu ryw (fel y maent wedi’u hymestyn i ystyried cymodi cynnar), a byddant yn cael eu dinistrio ar ôl hynny. Os oes rheswm busnes clir dros gadw cofnodion recriwtio am fwy o amser na’r cyfnod recriwtio, gallwn wneud hynny, ond yn gyntaf byddwn yn ystyried a oes modd gwneud y cofnodion yn ddienw, a beth yw’r cyfnod hwyaf y byddant yn cael eu cadw.
Os bydd eich cais yn llwyddiannus, dim ond gwybodaeth recriwtio sy’n angenrheidiol mewn cysylltiad â’ch cyflogaeth gaiff ei chadw gennym. I gael rhagor o wybodaeth, edrychwch ar ein Hysbysiad Preifatrwydd i weithwyr cyflogedig (os byddwch yn llwyddiannus).
Mae rhagor o fanylion am ein dull o gadw a dinistrio gwybodaeth i’w gweld yn ein Polisi Diogelu Data.
Eich hawliau i gywiro a chael mynediad at eich gwybodaeth ac i ofyn am gael dileu gwybodaeth
Cysylltwch â’r Prif Swyddog Gweithredol, Alicja Zalesinska, ar 029 2053 7632 os ydych (yn unol â’r gyfraith gymwys) yn dymuno cywiro, neu ofyn am gael mynediad at wybodaeth rydym yn ei chadw amdanoch, neu os oes gennych unrhyw gwestiynau am yr hysbysiad hwn. Mae gennych hefyd hawl i ofyn i’r Prif Swyddog Gweithredol ddileu rhywfaint o’r wybodaeth rydym yn ei chadw ac yn ei phrosesu, ond nid y cyfan, (yr ‘hawl i gael eich anghofio’) mewn rhai amgylchiadau. Bydd y Prif Swyddog Gweithredol yn rhoi rhagor o wybodaeth i chi am yr hawl i gael eich anghofio, os byddwch yn gofyn am hynny.
Cadw eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel
Mae gennym fesurau diogelwch priodol yn eu lle er mwyn sicrhau na chaiff gwybodaeth bersonol ei cholli’n ddamweiniol, ei defnyddio na’i gweld gan rywun nad oes ganddo hawl i’w gweld. Rydym yn cyfyngu mynediad at eich gwybodaeth bersonol i’r rhai hynny sydd wirioneddol angen ei gweld at ddibenion y busnes. Bydd y rhai a fydd yn prosesu eich gwybodaeth yn gwneud hynny mewn dull sydd wedi’i awdurdodi ac mae ganddynt ddyletswydd i gadw cyfrinachedd.
Mae gennym hefyd weithdrefnau yn eu lle i ymdrin ag unrhyw achos lle mae amheuaeth o dorri rheolau diogelwch data. Byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw gorff rheoleiddio perthnasol ynglŷn ag achos lle mae amheuaeth o dorri rheolau diogelwch data os yw’r gyfraith yn nodi ei bod yn ofynnol i ni wneud hynny.
Sut i gwyno
Rydym yn gobeithio y bydd y Prif Swyddog Gweithredol yn gallu ateb unrhyw gwestiynau neu ymateb i unrhyw bryder y byddwch yn ei godi yn ymwneud â’r modd y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth. Os na fydd, cysylltwch â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn https://ico.org.uk/concerns/ neu drwy ffonio 0303 123 1113 i gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau a sut i wneud cwyn ffurfiol.
Atodlen
Rhan A - Hyd at a chan gynnwys y cam llunio rhestr fer
Yr wybodaeth rydym yn ei chasglu | Sut rydym yn casglu’r wybodaeth | Pam rydym yn casglu’r wybodaeth | Sut rydym yn defnyddio ac yn rhannu’r wybodaeth |
|---|---|---|---|
Eich enw a manylion cysylltu (h.y. cyfeiriad, rhif ffôn cartref a ffôn symudol, cyfeiriad e-bost) | Gennych chi | Buddiant dilys: er mwyn cynnal proses recriwtio deg Buddiant dilys: er mwyn symud ymlaen â’ch cais, trefnu cyfweliadau a rhoi gwybod i chi am y canlyniad ym mhob cam | Er mwyn galluogi’r Swyddog Cyllid a Gweinyddu i gysylltu â chi er mwyn symud ymlaen â’ch cais, trefnu cyfweliadau a rhoi gwybod i chi am y canlyniad
|
Manylion eich cymwysterau, profiad, hanes cyflogaeth (gan gynnwys teitlau swyddi, cyflog ac oriau gwaith) a diddordebau | Gennych chi, yn y ffurflen gais a gwblhawyd gennych ac yn nodiadau’r cyfweliad (os yw hynny’n berthnasol) | Buddiant dilys: er mwyn cynnal proses recriwtio deg Buddiant dilys: er mwyn gwneud penderfyniad deallus wrth lunio rhestr fer ar gyfer cyfweliad ac (os yw’n berthnasol) i recriwtio | Er mwyn gwneud penderfyniad recriwtio deallus Bydd y sawl a fydd yn penderfynu pwy i’w roi ar y rhestr fer yn cael manylion dienw yn unig; os byddwch yn cael gwahoddiad i gyfweliad, bydd y sawl sy’n cyfweld yn cael manylion yn cynnwys enwau |
Eich tarddiad hiliol neu ethnig, rhyw a chyfeiriadedd rhywiol, crefydd neu gredoau tebyg, hunaniaeth o ran rhywedd, anabledd, oed, statws gofalu | Gennych chi, mewn ffurflen monitro cyfleoedd cyfartal ddienw a lenwyd | Er mwyn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol ac am resymau budd cyhoeddus sylweddol (cyfle cyfartal neu driniaeth gyfartal) | Er mwyn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau monitro cyfle cyfartal a dilyn ein polisi cydraddoldeb a pholisïau eraill I gael rhagor o wybodaeth, gweler * isod |
Gwybodaeth am addasiadau rhesymol | Gennych chi | Er mwyn sicrhau ein bod yn gwneud unrhyw addasiadau rhesymol sy’n gysylltiedig ag anabledd i’ch galluogi i gymryd rhan yn y broses recriwtio | Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth hon at ddibenion recriwtio yn unig |
Manylion eich canolwyr | O’r ffurflen gais a gwblhawyd gennych | Buddiant dilys: er mwyn cynnal proses recriwtio deg | Er mwyn cynnal proses recriwtio deg Er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol/rheoleiddiol Rhannu gwybodaeth â chanolwr ac ymgynghorwyr adnoddau dynol (os oes angen cyngor) |
Rhan B - Cyn gwneud penderfyniad terfynol i recriwtio
Yr wybodaeth rydym yn ei chasglu | Sut rydym yn casglu’r wybodaeth | Pam rydym yn casglu’r wybodaeth | Sut rydym yn defnyddio ac yn rhannu’r wybodaeth |
|---|---|---|---|
Gwybodaeth am eich hanes academaidd a/neu gyflogaeth flaenorol, gan gynnwys manylion unrhyw faterion yn ymwneud ag ymddygiad, cwynion neu berfformiad, arfarniadau, amser a phresenoldeb, gan ganolwyr a gafwyd amdanoch chi gan gyflogwyr blaenorol a/neu ddarparwyr addysg † | Gan eich canolwyr (y byddwch wedi rhoi eu manylion) | Buddiant dilys: er mwyn gwneud penderfyniad deallus i recriwtio
Er mwyn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol
Buddiannau dilys: er mwyn cynnal cofnodion cyflogaeth a chydymffurfio â rhwymedigaethau llywodraethu cyfreithiol, rheoleiddiol a chorfforaethol ac arferion cyflogaeth da | Er mwyn cael y geirda perthnasol amdanoch
Er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol/rheoleiddiol
Rhannu gwybodaeth â rheolwyr perthnasol a staff adnoddau dynol |
Gwybodaeth am eich cymwysterau academaidd (a phroffesiynol) † | Gennych chi, gan eich darparwr addysg (gan y corff proffesiynol perthnasol) | Buddiant dilys: er mwyn gwirhau’r wybodaeth am gymwysterau a roddwyd gennych | Er mwyn gwneud penderfyniad recriwtio deallus |
Gwybodaeth am eich cofnod troseddol | Gennych chi | Er mwyn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol
Am resymau budd cyhoeddus sylweddol (atal neu ganfod gweithredoedd anghyfreithlon) | Er mwyn gwneud penderfyniad recriwtio deallus cyn i ni benderfynu eich cyflogi
Er mwyn cyflawni gwiriadau statudol
Rhannu gwybodaeth gyda’r DBS ac awdurdodau rheoleiddio eraill yn ôl y galw
I gael rhagor o wybodaeth, gweler * isod |
Eich cenedligrwydd a’ch statws mewnfudo a gwybodaeth o ddogfennau cysylltiedig, megis eich pasbort neu wybodaeth adnabod a mewnfudo arall † | Gennych chi, a lle bo angen, y Swyddfa Gartref | Er mwyn gwneud/gweithredu’r contract cyflogaeth
Er mwyn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol
Buddiant dilys: er mwyn cadw cofnodion cyflogaeth | Er mwyn gwneud gwiriadau hawl i weithio
Gellir rhannu gwybodaeth â’r Swyddfa Gartref |
Copi o’ch trwydded yrru † | Gennych chi | Er mwyn gwneud/gweithredu’r contract cyflogaeth
Er mwyn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol
Er mwyn cydymffurfio â thelerau ein hyswiriant | Er mwyn gwneud penderfyniad recriwtio deallus Er mwyn sicrhau bod gennych drwydded yrru lân Gellir rhannu gwybodaeth â’n cwmni yswiriant |
Mae’n ofynnol (dan y gyfraith neu er mwyn gwneud eich contract cyflogaeth) i chi ddarparu’r categorïau o wybodaeth a nodir â ‘†’ uchod i ni er mwyn i ni allu gwirhau eich hawl i weithio a’ch addasrwydd ar gyfer y swydd.
* Nodir rhagor o fanylion ynglŷn â sut rydym yn ymdrin â gwybodaeth bersonol sensitif (a gwybodaeth yn ymwneud â chollfarnau a throseddau) yn y Polisi Diogelu Data y gellir cael copi ohono gan y Prif Swyddog Gweithredol.